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Gestione informatizzata del magazzino

Posted: settembre 4th, 2018 | Author: | Filed under: Articoli | No Comments »

Gestione informatizzata del magazzino, di Sonia Volpe, Presidente Lessicom Srl

Troppo spesso sottovalutato nelle sue implicazioni organizzative ed economiche, il magazzino di Studio è un importante centro di costo che deve conformarsi a precisi standard e protocolli per evolvere da potenziale problema a risorsa.

Nell’era pre-digitale l’organizzazione di magazzino era affidata alle sapienti arti delle ASO, capaci di scovare il prodotto richiesto anche in sterminati magazzini “a vista” e di mandare a memoria i prodotti mancanti per ore prima di aver tempo per annotarli sulla lavagnetta in sterilizzazione.

Metodologia alquanto datata, eppure non mancava quasi mai niente. Fino a quando non mancava l’ASO.

Nell’era digitale l’organizzazione di magazzino resta appannaggio delle ASO, ma in un sistema di informazioni aperto, condiviso, istantaneo e, soprattutto, controllato.

Il lavoro importante è tutto concentrato a monte, nella creazione del database: quanto più complete sono le anagrafiche tecniche ed economiche degli articoli, tanto più il software gestionale farà risparmiare tempo e ridurre i rischi di errore durante l’operatività quotidiana (attività di carico e scarico).

Analogamente è indispensabile individuare il responsabile di magazzino e il jolly in caso di assenza, la metodologia e la cadenza per l’approvvigionamento dei riuniti, per la verifica dei sottoscorta, per la preparazione degli ordini e per il controllo e lo stoccaggio della merce in arrivo.

Queste attività propedeutiche, effettuate una tantum, sono da considerarsi un investimento temporale ad alta redditività per i mesi e gli anni futuri.

Concluse le attività preliminari arriva il momento topico: l’inventario.

Durante l’inventario ci si rende conto delle limitazioni di un magazzino non digitale: articoli scaduti, strumentario obsoleto, materiale in esubero frutto di acquisti “in offerta speciale”, residui di sperimentazioni di nuovi prodotti o di particolari esigenze del collaboratore di turno, migliaia di euro immobilizzati o mal investiti.

L’inventario è una vera e propria esperienza di team building: tutto il personale viene coinvolto nel conteggio e nella riorganizzazione logistica, tutti partecipano e imparano, tutti faticano per un obiettivo comune e tutti contribuiranno con piacere al mantenimento nel tempo del nuovo status quo.

Le attività di preparazione dell’ordine, di carico e scarico merce e i relativi controlli (pacco vs ddt, ddt vs ordine, sottoscorta, scadenze) diventano più veloci e agevoli per effetto di ricerche strutturate (descrizione, codice interno, codice a barre) e automatismi (crea ordine da sottoscorta, crea ddt da ordine).

La gestione informatizzata del magazzino culmina la sua performance a consuntivo quando, a fine anno o in qualunque altro momento, si potranno “tirare le somme” e verificare quantità e valore del materiale acquistato, entità scaricate ad ogni singolo reparto, valorizzare le giacenze (obbligatorio per gli Studi costituiti in forma di srl), e comparare i prezzi unitari di acquisto per ogni fornitore.

Digitalizzazione, ottimizzazione e acquisti consapevoli sono i fattori di successo negli Studi altamente performanti.

Sonia Volpe (Presidente Lessicom srl)



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